Zeugnisse und Diplome scannen

Ich bin momentan in einer intensiven Phase. Ich bereite mich auf Bewerbungen vor und lerne bei jedem Versand dazu. Den Lebenslauf hab ich einigermassen hingekriegt, aber da werde ich noch weiter daran arbeiten. Was das für ein Zeitaufwand ist, so einen Lebenslauf schön und vollständig zu schreiben. Zudem muss ich einige Titel aus der Schweiz noch ins Deutsche übersetzen und schreiben, was ich da eigentlich gelernt habe.

Ein weiteres Thema sind Arbeitszeugnisse und Diplome. Bisher habe ich nur meine beiden letzten Zeugnisse gescannt und jeweils verschickt. Das gab dann so Mails von 2 – 3 MB. Viel zu viel hat mir ein Personaldienstleister gesagt. 1 MB ist das Mass aller Dinge und darin sind Anschreiben, Lebenslauf, sämtliche Zeugnisse und Diplome eingerechnet. Wie kriegt man das hin? Da darf jedes Dokument ja nur 100 kb sein?

Ich fing an zu experimentieren. Rohscan mit 300 dpi im TIFF-Format (=25 MB). Farben runter rechnen, DPI verkleinern, Qualität vermindern. Unter 250 kb kam ich nicht. Ich vermutete, dass da mein Mac noch ein paar Metadaten abspeichert. Vielleicht noch eine Mini-Vorschau oder so. Wer weiss.

Auch im Internet hielt ich Ausschau nach Tips & Tricks. Eine gute Anleitung erklärt, wie man genau vorgehen muss, um ein gutes Ergebnis zu erhalten.

Nach endlosen Testreihen und Versuchen hier die goldene Lösung:

• Rohscan mit 300 dpi im Tiff-Format einscannen
• Scanartefakte an den Rändern löschen
• Hintergrundfarbe eliminieren
• Die Seite horizontal ausrichten
• Auto-Tonwertkorrektur
• Den Textbereich markieren und nachschwärzen (GraphicConverter: Effekte – Schwarz&Weiss – Schwellwert. Ein Wert von 128 bringt gute Ergebnisse).
• Wenn das Ergebnis zufriedenstellend aussieht, abspeichern.
• Zusätzlich als PDF in bester Qualität abspeichern. Dies ist dann die Druckversion.

Für eine konventionelle Bewerbung per Post können die ganzen PDFs gleich ausgedruckt werden.

Für eine E-Mailbewerbung ist ein kompletter Satz zusammenzustellen. D. h.

• Anschreiben
• Titelseite
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse
• Diplome

in ein PDF zusammenpacken. Auf dem Mac die Dokumente in der Vorschau einfach zusammenführen.

Nun kommt der Part, der etwas schwieriger ist. Dieses File ist jetzt vielleicht 10+ MB gross. Das akzeptiert niemand als Attachment. Für die Bildschirmansicht braucht man keine 300 dpi. Da reichen 96 dpi vollkommen.

Mit PDF Shrink hab ich ein Tool gefunden, der alles in einem Arbeitsschritt macht: Auflösung (dpi) verkleinern, Qualität herabsetzen, nicht benötigte Schriften entfernen, Ressourcen löschen und sonst noch so aufräumen. Meine Versuche mit pdfcompress, meinem bisherigen Tool, die Dateigrösse zu reduzieren, fruchtete nicht genug.

Nun sind es 13 Seiten mit 932 kb. Nicht schlecht.

Man kann den letzten Arbeitsschritt auch vorziehen und jedes Dokument bereits als E-Mail-Version vorbereiten.

Mittlerweile hab ich alles eingescannt, was mir in die Finger kam. Vom Schulzeugnis bis zum letzten Arbeitszeugnis. Wieder ein Teil „elektronisches Aufräumen“ weniger 😉